Réglement interne

AGIR EN BON LOCATAIRE

La remise des clés, l'installation et le démontage des chalets devront être effectués via rendez-vous, un document vous parviendras fin octobre 2025.

Chaque location inclura un état des lieux à l'arrivée et au départ. Il est exigé de chaque exposant qu'il maintienne son chalet en bon état, qu'il le décore selon le thème de Noël (pour Maredsous,Tout Père-Noel ou ressemblance ou allusion à celui-ci est interdite par respect au lieu qui nous accueille), et qu'il le restitue dans son état original. La décoration intérieure du chalet, soignée et conforme au thème des fêtes de fin d'année, est obligatoire. L'état des lieux s'effectuera selon la disponibilité du régisseur, sans possibilité de traitement privilégié.

Pour ceux désirant un état des lieux de sortie express, un montant de 150 euros sera exigé. Si le chalet n'est pas décoré, une pénalité de 400 euros sera appliquée par week-end d’ouverture.

En cas de non-respect du règlement (tel que la propreté, les horaires d'ouverture ou de fermeture, la fermeture inopinée du chalet, ou la vente de produits non autorisés), l'organisateur se réserve le droit d'appliquer des sanctions financières directement sur la caution du locataire, à la suite d’une première notification écrite adressée à l'intéressé. Toute violation subséquente du règlement entraînera automatiquement l'imposition d'une amende, conformément au barème fourni.

Toute forme de publicité commerciale est strictement interdite à l’extérieur des chalets, y compris sur leur face arrière où aucune enseigne ou support publicitaire ne peut être apposé. Les menus et tarifs doivent être rédigés en caractères imprimés ou en calligraphie et disposés à l’intérieur du chalet ou sur les manges-debout de l’exposant. Ils doivent fournir une information claire et transparente aux clients, incluant les prix, services et taxes comprises.

Aucune couverture extérieure (parasols, tonnelles, etc.) n'est autorisée, sauf celles fournies par l'organisation

Il est obligatoire d'avoir un extincteur, une couverture anti-feu et une trousse de secours dans votre chalet.

ETAT DES LIEUX /CAUTION /RECOMMANDATIONS

RECOMMANDATIONS/ OBLIGATIONS LORS DE L’UTILISATION QUOTIDIENNE

Nous vous prions de respecter les points suivants afin de garantir une utilisation adéquate du bien confié et éviter des couts liés aux dommages causés.

CE QUI EST AUTORISE

D'utiliser le chalet comme chalet HORECA à la condition que le sol soit protégé contre toute projection de graisse
De clouer (pas visser) sur les parois intérieures afin du supporter quelque chose à la condition où ces clous sont retirés à la fin de la location
De poser des guirlandes lumineuses sur les planches de rives des chalets
De suspendre des objets sur les auvents ouverts pour autant que le poids de ceux-ci ne provoque la fermeture intempestive des auvents et ne garantissent plus la sécurité piétonne autour du chalet
De fixer temporairement des parois plexi COVID sur les ouvertures des auvents.

CE QUI EST STRICTEMENT INTERDIT

De déplacer le chalet une fois installé et calé
De démonter les accessoires placés
De forer, trouer les parois
De dépasser la charge de 125 kg au M² sur le plancher
De changer les cylindres de porte
D'interchanger les numéros de chalets
D'utiliser un point d'eau permanent à l'intérieur du chalet sauf si celui-ci est pourvu d'une vanne de sécurité.
De sous louer le bien confié sans un accord préalable de COLORS PRODUCTION

CE QUI EST OBLIGATOIRE

De restituer le chalet dans l’état fourni
De nettoyer le chalet avant sa restitution
De communiquer via courriel pour toute demande

B _ ETAT DES LIEUX

Nos chalets sont contrôlés et nettoyés avant la mise en location.

Nous ferons avec vous l’état des lieux d’entrée et de sortie via l’application HOMEPAD.

Critères de contrôles (merci de le vérifier si l’état des lieux ne peut être fait avec le gestionnaire du marché de Noël) :

Partie intérieure :

01 - Plancher :

Propreté

Ok
Légèrement sale
Sale
Très sale
Excessivement sale
Lamentable

Défauts

Ok
Déformation du plancher
Trous > 0,50cm² sur lambris

02 - faces intérieurs :

Propreté

Ok
Légèrement sale
Sale
Très sale
Excessivement sale
Lamentable

Défauts

Ok
Trous > 0,50cm² sur lambris
Présence de vis, clous, agrafes ou attaches (>10 pièces)

03 – auvents ou face ouvrante :

Défauts

Ok
Vérin/béquille cassé ou manquant
Verrou d’auvent détérioré
Verrous de bas de porte détérioré

Partie extérieure :

04 – état général

Propreté

Ok
Légèrement sale
Sale
Très sale
Excessivement sale
Lamentable

Défauts

Ok
Trous > 0,50cm² sur lambris
Présence de vis, clous, agrafes ou attaches (> 10 pièces)
Structure globale déformée/madriers endommagés
Face défoncée à remplacer
Tablettes cassées
Tablettes manquantes

05 – Porte-quicaillerie

Défauts

Ok
Kit quincaillerie défectueux
Cadenas/clé manquant

06 – Toiture-rives

Défauts

Ok
Trous > 0,50cm²
Présence de vis, clous, agrafes ou attaches (> 10 pièces)
Bâche manquante
Bâche trouée
Planches de rives fissurées

Accessoires

07 – Coffret électrique

Défauts

Ok
Attaches de fixation cassées
Coffret électrique brulé
Coffre électrique dépareillé
Câbles coupés
Fiche alimentation manquante

08 – Armature LED intérieure

Défauts

Ok
Attaches de fixation cassées
Fiche alimentation manquante
Armature cassée
Armature manquante

09 – Bandeau LED extérieure

Défauts

Ok
Attaches de fixation cassées
Fiche alimentation manquante
Bandeau cassée
Bandeau manquant

Tout(s) défaut(s) constaté(s) correspondant(s) à ces critères doit(vent) nous être signalé(s) au plus tard le premier jour de l'utilisation de nos chalets via l'adresse Email events@colorsproduction.com

Etat des lieux de fin de location

L'état des lieux de sortie est un comparatif entre le rapport d'état des lieux d'entée et un contrôle d'état en fin de location. Dans le cas où l’état des lieux de mise en location n’a pas être réalisé, c’est le contrôle lors de l’état des lieux de sortie qui fait foi. Si ce contrôle ne peut s'effectuer avec le gestionnaire du marché de Noêl, celui-ci sera réalisé lors du retour du bien en atelier. Au terme du contrôle, tout dommage constaté et non mentionné dans l'état des lieux d'entrée, pourrait engendrer des couts relatifs aux interventions de réparation, dont voici la liste de prix:

Les critères de contrôle réalisés et les couts y afférents sont explicités ci-après ; ces contrôles sont réalisés soit via la fiche de contrôle en annexe, des photos avant démontage ou tout autre support que CHALETEVENT décide de mettre en place .

! Les points repris ci-dessus sont à titre indicatif, notre logiciel d’état des lieux reste en pleine évolution toutes précisions de cet état des lieux vous sera transmis ultérieurement !

Chaque exposant est tenu de garantir sa présence et d'être prêt à ouvrir son stand à l'heure exacte de l'ouverture du marché de Noël chaque jour. Toute absence ou retard entraînera une pénalité, à moins qu'un cas de force majeure ne soit dûment signalé par écrit ou par téléphone au régisseur.

L'installation des produits et le ravitaillement en décorations pourront être effectués chaque jour avant l'ouverture. À la fermeture, les exposants doivent s'assurer de nettoyer les déchets situés à l'avant et à l'arrière de leurs chalets, et de déposer les ordures dans les zones désignées par les organisateurs. Le locataire devra également vérifier son installation électrique et s'assurer qu'aucune source de chaleur ne reste allumée.

Toute dégradation du matériel loué sera déduite de la caution. Si des frais de réparation supplémentaires devaient être engagés, ceux-ci vous seraient facturés en fonction d’un devis et du rapport photo.

RESPONSABILITES /RISQUES/ASSURANCES

Le bien loué reste la propriété de COLORS ; ce contrat ne cause aucun transfert de propriété du bien loué vers le client. Le client veillera à informer toutes les personnes concernées par ce contrat que ce bien n’appartient pas au client, notamment si le bien loué est placé dans un endroit, qui n’appartient pas au client.

A la signature de ce contrat, Notre matériel devient un bien loué pour le client.

Dans ce cadre, durant toute la période de location, les biens loués sont à charge du client.

Il est recommandé au client d’assurer le bien loué contre tous les risques potentiels auprès d’une compagnie d’assurance.

En cas de dommage causé sur le bien confié, COLORS mandatera une expertise qui sera soumise au client. Si le client n’a pas souscrit d’assurance, il veillera à couvrir le montant des dommages évalués.

Durant toute la période de location, le client a l’interdiction de sous-louer à un tiers le bien loué sans l’accord écrit préalable de COLORS. En cas d'accord, le client définira les niveaux de responsabilités entre lui et son locataire. Dans tous les cas, en cas de litige, le seul interlocuteur de COLORS sera l'entreprise ou institution signataire de ce contrat.

Les organisateurs contracteront une assurance responsabilité civile couvrant l'ensemble de l'événement, y compris les phases de montage et de démontage, pour les risques d'incendie, d'explosion, de dommages électriques et de catastrophes naturelles.

Chaque exposant doit également avoir à sa disposition tous les documents administratifs relatifs à l'événement, tels que la carte de commerçant ambulant, la carte d'identité et l'autorisation de l'AFSCA (pour les vendeurs Horeca) ainsi que toute attestation prévue dans la loi.

CIRCULARITÉ DES PRODUITS

Afin d’assurer un maximum l’attrait du marché de noël, les organisateurs veilleront à limiter les nombres de produits présents sur l’événement.

Malgré tout, les organisateurs ne pourront pas garantir l’exclusivité à un exposant.

INFRACTIONS ET AMENDES

Un système d’amendes a été mis en place pour sanctionner tout manquement aux obligations détaillées ci-dessus. Le tableau ci-dessous indique les montants des amendes applicables. Si le montant de la caution devient insuffisant, le locataire devra la reconstituer ou fermer son chalet.

L'organisateur s'occupera de l'alimentation électrique des chalets. Chaque exposant doit être équipé d'une rallonge extérieure d'au moins 25 mètres et de section 2,5 mm² pour assurer une alimentation adéquate à son chalet en cas de problème. Il est interdit de modifier ou d'ajouter à cette rallonge. Les dominos extérieurs ne sont pas autorisés.

Selon les recommandations des organismes de contrôle agréés, l'éclairage du chalet et des produits doit se faire exclusivement avec des dispositifs à basse tension, tels que LED, ampoules économiques, tubes lumineux, spots économes, etc. L'utilisation d'ampoules halogènes ou de cordons standard est strictement interdite. Une vérification du matériel sera effectuée au préalable, et tout équipement non conforme sera retiré.

Tout équipement électrique au sein des chalets doit être conforme aux normes de sécurité actuelles et en parfait état de fonctionnement. L'utilisation de chauffages électriques est formellement interdite. Sans accord du service sécurité au préalable l’exploitation ne pourra pas être ouvert. Le chauffage des chalets est strictement encadré par les directives établies par les Services de Sécurité de la Ville ou est placé le marché de Noel. L’utilisation d’appareils de chauffage au gaz ainsi que de dispositifs à pétrole est formellement interdite. Seuls les chauffages électriques sont autorisés à l’intérieur des chalets.

Enfin, les exposants utilisant des bouteilles de gaz doivent IMPÉRATIVEMENT posséder un casier sécurisé pour ces dernières, placé à l'extérieur du chalet. Assurez-vous d'avoir un tuyau suffisamment long pour le raccordement à votre espace.

LIVRAISON ET DECHARGEMENT

Les véhicules sont proscrits du site du village de Noel tout au long de la manifestation ainsi que les abords direct (arrière-patinoire, espace poubelles,) dans le respect et le règlement de la ville.

Un document vous parviendra fin octobre 2025 avec des informations relatives pour le bon déroulement ainsi que pour les parkings

LA PROPRETE DU SITE

Il est impératif que les chalets affichent une propreté exemplaire pour présenter une image impeccable à tout moment. Tous les éléments non essentiels à la présentation, y compris le matériel d'emballage et tout autre objet superflu, doivent être retirés de la vue des visiteurs. Pour assurer une apparence soignée des façades, l'usage exclusif de sacs poubelles standardisés est requis. Ces sacs doivent être systématiquement placés dans les conteneurs appropriés, positionnés stratégiquement sur le site. Afin de maintenir une cohérence esthétique sur l'ensemble du site, l'installation de tentes et de parasols est strictement interdite.

Des bennes à ordures seront disposées à l'entrée des chalets des exposants proposant des denrées alimentaires. Il est de la responsabilité de chaque exposant de déposer quotidiennement leurs déchets, contenus dans des sacs poubelles fermés, dans les conteneurs désignés par l'organisation. En plus de cette obligation, chaque exposant doit veiller à nettoyer devant son chalet en ramassant tous les détritus liés à son activité, tels que les assiettes en carton, les gobelets, et les serviettes.

Parallèlement à cette responsabilité individuelle, l'organisation déploiera une équipe dédiée pour gérer les déchets résiduels et assurer la propreté générale du site. Chaque soir, la responsabilité de chaque exposant englobe donc non seulement l'évacuation des déchets, mais également le nettoyage et la collecte des ordures aux abords de son chalet, garantissant ainsi une harmonie visuelle et une hygiène irréprochable sur tout le site.

Un contrôle de la propreté et de l'esthétique des chalets sera mené quotidiennement par un membre de l'organisation. Les exposants de produits alimentaires sont en outre tenus de protéger le sol de leur chalet avec un revêtement répondant aux normes d'hygiène, assurant ainsi une sécurité et une propreté maximales pour tous les participants.

OBLIGATION ADMINISTRATIVE

Chaque exposant et aidant doit disposer des cartes d’identité et des autorisations AFSCA (pour les exposants vendant des boissons et de l’alimentaire).

Tout exposant non belge se doivent de se déclarer auprès de l’administrations fiscal belge à l’aide des fichiers mis à leurs disposition sur le site d’inscriptions.

Ces fichiers sont à envoyer à RAPIDEMENT à l’adresse mail events@colorsproduction.com gestionnaire administratif.

SECURISATION DU CHALET

Pour assurer une fermeture sécurisée de votre chalet, vous recevrez une clé unique, sans possibilité de duplication par l'organisation.

Il est de votre responsabilité de veiller sur les marchandises et le contenu du chalet.

L'organisation ne sera pas tenue responsable en cas de vol ou de perte.

Assurez-vous que toutes les parois sont correctement fermées lors de la fermeture, évitez de laisser de l'argent à l'intérieur, et il est conseillé d'installer une alarme sans fil avec détecteur de mouvement pour renforcer la sécurité.

De plus, il est primordial de vérifier que votre système électrique soit éteint avant de quitter les lieux, garantissant ainsi l'ordre et la sécurité du chalet pour prévenir tout risque de dommage pendant la nuit.

Obligations législatives

L'arrêté du Gouvernement wallon du 18 juillet 2019, qui interdit l'utilisation d'ustensiles en plastique à usage unique dans les lieux publics, exige des exposants et exposantes qu'ils optent pour des alternatives. Ils doivent donc privilégier des matériaux comme le bioplastique, le carton, ou des produits compostables à base d'acide polylactique (PLA) pour leurs touillettes, assiettes, couverts, barquettes, bols, etc.

L'utilisation de gobelets jetables est interdite. Les exposants sont tolérés à servir des boissons comme les bulles, vins, ou bières spéciales dans des verres en verre en journée, sous leur propre responsabilité. La distribution de boissons en bouteilles de verre est prohibée pour éviter leur utilisation comme projectiles en cas de trouble.

Dispositifs sonores

Les exposants et exposantes n'ont pas le droit de jouer leur propre musique. C'est Colors Production qui s'occupe de toute la sonorisation et de créer l'ambiance musicale.

Terrasse extérieure, chevalet, promotion, drapeaux

Il est interdit d'utiliser des chevalets, tables mange-debout, ou tout autre dispositif posé sur le sol en dehors du village de Noel, chaque situation sera examinée au cas par cas.

Tout ajout de tables et mange débout en dehors de la distribution de l’organisation doit faire l’objet d’une demande préalable auprès de celle-ci.

Il est interdit de placer des prix, tarifs ou affiches promotionnelles sur la façade ou à l'extérieur des chalets ; ils doivent être disposés à l'intérieur.

Il est également interdit d’installer toutes fournitures pouvant mettre à mal la sécurité et la fluidité de circulation.

Tous les prix doivent être clairement affichés pour informer les clients.

Patente de ventes de boissons alcoolisées

Pour toutes ventes de boissons alcoolisées sur une place publique, une demande d’autorisation dite « patente d’alcool » se doit d’être introduite auprès de l’administration communale de la ville et ce même si l’exposant est déjà en possession d’une autorisation pour un établissement proche du lieu de la manifestation.

DROITS DE RETRACTATIONS ET EXCLUSIONS

L'organisateur se réserve le droit de modifier l'organisation en réponse aux exigences techniques ou aux sollicitations des autorités communales. Il est du devoir de l’organisateur d’assurer une manifestation ouverte et complète au sein du marché de noël sans quoi une amende administrative est établie en cette faute.

Ce pourquoi toutes Annulations de participations se doit d’être introduite à minima 15 jours endéans l’ouverture de la manifestation, sans quoi l’organisateur retiendra, tout en partie, le montant déjà perçus en termes de dédommagement.